Administrativ støtte / Executive Assistant — KI Norge

Om oppdraget

KI Norge (KIN) i Digitaliseringsdirektoratet (Digdir) trenger en administrativ støtte / executive assistant til ledelsen. Rollen skal sikre god møtestruktur og oppfølging for ledelsen, avlaste administrative oppgaver som kalender, referater, underlag til møter og e-postoppfølging, samt ivareta kontakt med stakeholdere på en profesjonell måte. KI Norge jobber med å legge til rette for balansen mellom innovasjon og ansvarlighet i utvikling og bruk av kunstig intelligens i norsk offentlig sektor og næringsliv. Dette er en ny rolle for én konsulent, og det er ikke krav om seniorressurs.

Arbeidsoppgaver

• Organisere møter for ledelsen i KI Norge
• Skrive referater og møtenotater
• Følge opp kalenderen til direktørene
• Legge frem underlag til møter
• Svare på e-poster på vegne av ledelsen
• Utføre generelle administrative oppgaver
• Ivareta kontakt med stakeholdere på en profesjonell måte
• Bistå med HR-relaterte oppgaver og støtte i rekruttering

Kompetansekrav

• Beherske norsk skriftlig og muntlig minimum B2-nivå (CEFR)
• Dokumentert erfaring fra offentlig sektor
• Erfaring med møteorganisering
• Erfaring med kalenderoppfølging
• Erfaring med referatskriving
• Dokumentert erfaring med digital kommunikasjon og innholdsproduksjon
• God rolleforståelse
• Fremoverlent, proaktiv og positiv

Kvalifikasjoner

• Norsk skriftlig og muntlig minimum B2-nivå (CEFR)
• Taushetserklæring må signeres ved oppstart
• Ikke krav om seniorressurs — lang erfaring ikke påkrevd

Omfang og plassering

• Stillingsprosent: 100 %